La vérification de performance du BVG vise à évaluer la gestion de la COMATEX pour la période allant du 1er avril 2023 au 16 août 2024. Cette évaluation a pour but de garantir le bon fonctionnement des organes et structures de la COMATEX SA, tout en s’assurant que l’acquisition de biens et de services se fait dans un souci d’économie et en conformité avec la réglementation en vigueur. Les travaux de vérification se sont concentrés sur la gouvernance, l’exécution des activités opérationnelles, le respect des procédures d’approvisionnement et le mécanisme de recouvrement des créances.
A l’issue de cette vérification, les principales constatations et les recommandations formulées pour corriger les lacunes identifiées se présentent comme suit :
GOUVERNANCE INSTITUTIONNELLE ET GESTION DES ACTIVITES OPERATIONNELLES
La mission a constaté que le Conseil d’administration n’adopte pas les procès-verbaux de sessions ainsi que les états financiers annuels dans les délais réglementaires. De plus, certaines tâches réalisées par des responsables et agents de la COMATEX SA ne concordent pas avec celles définies par les dispositions du manuel des procédures de gestion administrative, comptable et financière et l’organigramme fonctionnel.
Il a été recommandé au Conseil d’Administration de la COMATEX SA de veiller à adopter les procès-verbaux des différentes sessions ; de fixer à la Direction Générale de la Compagnie des objectifs à atteindre et veiller à leur atteinte ; de veiller à la validation des propositions de l’organigramme mis à sa disposition.
Au Directeur Général de la COMATEX SA de veiller à actualiser et formaliser la répartition des postes et des tâches à réaliser.
MISE EN ŒUVRE DU CONTRAT DE PERFORMANCE
L’équipe de vérification a constaté que la COMATEX SA n’a pas élaboré et ne disposait donc pas de plan annuel de performance. En effet, pour la période sous revue, elle a établi un tableau des flux de trésorerie au lieu d’un plan de performance. Ce tableau ne fournit que des informations chiffrées sur les charges et les ressources liées à l’exploitation ainsi que le solde de trésorerie mensuel alors que le plan de performance demandé dans ledit contrat exige la fixation d’une base d’objectifs précis et quantifiables permettant d’apprécier les résultats opérationnels à tous les niveaux de responsabilité au sein de la Compagnie.
Il a été recommandé au Directeur Général de la COMATEX SA d’établir et mettre en œuvre un plan pluriannuel de performance assorti d’objectifs précis et quantifiables à tous les niveaux de responsabilité.
LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS
A l’issue de ces travaux, l’équipe de vérification a constaté que la COMATEX SA a procédé à des achats de biens en l’absence de besoins formellement exprimés par les services utilisateurs. Durant la période sous revue, 15 opérations d’achat de carburant n’ont pas fait, préalablement, l’objet d’expression de besoin du service utilisateur, en l’occurrence, la Direction Technique. En outre, elle ne procède pas à la mise en concurrence des fournisseurs en vue d’obtenir les meilleures offres. En effet, sur un échantillon de 30 opérations d’achats de biens et de services examinées, aucune d’elle n’a fait l’objet de mise en concurrence de fournisseurs en vue d’obtenir les meilleures offres.
Au regard de tout ce qui précède, l’équipe de vérification a recommandé au Directeur Général de la COMATEX SA de veiller à formaliser les expressions de besoins des services utilisateurs ; d’acquérir ses produits conformément aux procédures de mise en concurrence.
LA GESTION DES FRAIS DE LOCATION
L’équipe de vérification a constaté que les loyers des magasins de la COMATEX n’ont pas été déterminés sur la base de critères objectifs. Les tarifs des loyers de ses magasins ne sont pas déterminés sur la base de critères objectifs. En effet, la Direction de l’Administration du Personnel et du Contentieux confirme, à travers sa réponse du 28 octobre 2024 adressée à l’équipe de vérification, l’absence de critères et de barèmes relatifs aux loyers des magasins, propriété de la Compagnie.
Il a été recommandé au Directeur Général de la COMATEX SA de veiller à la bonne fixation des prix des loyers et à leurs recouvrements.
GESTION DE LA PRODUCTION
L’équipe de vérification a constaté que les ateliers de la COMATEX SA ne garantissent pas les conditions optimales de production. En effet, la COMATEX SA ne dispose pas d’équipements de production lui permettant de produire de façon efficiente et efficace. Ses magasins de stockage sont remplis de pièces de rechanges qui ne correspondent pas aux besoins des services utilisateurs. La Compagnie ne dispose pas de système de détermination des coûts de production. En effet, elle ne dispose pas de comptabilité de gestion permettant le calcul des coûts de production des différents produits alors que la connaissance desdits coûts est indispensable pour évaluer leur rendement.
La mission a recommandé au Ministre de l’Industrie et du Commerce de mettre les ressources financières nécessaires à la disposition de la COMATEX SA pour la rénovation des machines et veiller à ce que cette rénovation assure une production optimale.
Enfin, au Directeur Générale de la COMATEX SA de veiller au suivi et à l’évaluation des coûts de la production.
ORBITE INFO, LE CANAL DE L’INFO avec le BVG
Source : Le Canal
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